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如何從製造成本的角度證明歐美品牌的ERP軟體的系統架構規劃是嚴重錯誤的?
 
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2013/9/30 查看次數:3318

如果你是ERP企業資訊化整合資源管理系統的專家,你肯定知道:〖ERP整合資訊管理系統推廣實施的目的,就是為了要達到:減少單據量、減少資料量、減少工作量、提高工作效率、降低經營成本、提高企業獲利能力、提高產業競爭優勢的理想目標〗。可是,如果ERP企業資訊化整合資源管理系統架構的規劃錯誤,將會導致完全相反的目標前進:〖增加單據量、增加資料量、增加工作量、降低工作效率、增加經營成本、降低企業獲利能力、降低產業競爭優勢的錯誤目標〗。看看歐美品牌的ERP軟體產品,你將會發現:這些嚴重的錯誤結構已經運行了十幾年,卻沒有人發現其嚴重的錯誤,這也是非常不可思議的事情。並且,歐美的ERP軟體系統架構規劃中,為了要達到會計分錄自動產生的目的,需要設定非常多的會計模版的做法,這個系統架構規劃也一樣是錯誤的,一套良好的ERP整合資訊系統根本就不需要設定會計模版,電腦系統就有能力自動判斷如何自動產生會計分錄和成本分錄,並且100%不可能產出錯誤的會計分錄和成本分錄。
 
如果你是學習會計本科專業的,或是研究所/博士班的會計專業人士,你應該瞭解:〖甚麼叫做原始交易憑證?甚麼叫做明細帳?甚麼叫做總帳?〗。現在我們得請問各為資深的專家們:〖在九大循環/十六大分工的各迴圈分工體系的作業流程終中,原始交易憑證有哪些?稅務憑證有哪些?成本憑證有哪些?會計憑證有哪些?六大帳冊又是指哪六大帳冊?〗。另外,再請問各位一個問題:〖財務會計和成本會計是否屬於同一本帳冊?如果把財務會計和成本會計簿記在同一個帳本裏,會出現甚麼問題?〗。這些都是最基本的理論觀念問題,可是,理論觀念的錯誤,就會導致ERP整合資訊管理系統架構規劃的嚴重錯誤,進而導致上述中的背道而馳的嚴重後果。
 
事實上,總帳會計和成本會計是兩套不同的帳冊,就像應收帳款管理系統不等於總帳會計管理系統一樣,把成本會計帳冊的分錄拿到總帳會計重覆照登不誤,就等於把應收帳款的所有資料都照登到總帳會計一樣,這樣的做法肯定是錯誤的。甚麼帳都在總帳會計同步重覆登帳一次,這就不叫總帳會計了,應該叫做明細帳會計了!
 
下列我們舉幾個範例進行詳細的說明,同時也是給予有力的證明:
 
1、            營業收款循環體系的各種原始交易憑證有哪些?在何種前題之下可以在財務帳立帳,在會計帳立帳,在成本帳立帳。並且,應該如何立帳?在未滿足立帳條件的情況下,如何確保六大帳冊的帳務絕對是平的,並且不會影響各期的經營損益結果?
 
A.     在營業收款循環體系中,有出貨單(送貨單)、退貨單、折讓單、Debit Note、Credit Note、索賠通知單……等等原始交易單據,這些單據確認已經發生後,接下來應該如何記帳?如何才能滿足記帳的條件?
 
B.     在中華人民共和國和臺灣地區或其他亞州國家中,任何企業或營利事業機購的相互交易過程中,必須要開立稅務憑證:增值稅發票、營業稅發票、商業發票(Invoice)、或其他載有稅額的各式發票。在A項的所有交易原始單據發生後,必須具備B項的稅務發票的前題下,企業或營利事業機構才可以據以認列下列各種帳冊,包括:稅務帳、財務帳、會計帳等等。但是,不論交易雙方是否已經開立稅務發票,存貨帳和成本帳都是必須進行簿記立帳的。
 
對於行銷系統的各種交易單據中,是否都必須在財務會計和成本會計帳冊中進行簿記?這是不必然的,並且,就算要進行簿記,其會計分錄和成本分錄有何差別?舉例來說:對於出貨單而言,同樣一張出貨單,可以做為銷貨用途,可以作為樣品用途,可以做為補貨用途,可以做為Debit Note用途......等等,不同的用途識別就會影響會計總帳和成本會計的不同簿記處理方式.如果出貨單的貨品是銷售給客戶,則其會計總帳的簿記分錄為:借:應收帳款,貸:主營業收入(銷貨收入),而在成本帳的簿記分錄則為:借:主營業成本,貸:存貨科目(製成品或半成品/商品......等等)。如果出貨單的貨品是當樣品收費交給客戶,則其會計總帳的簿記分錄為:借:其他應收款,貸:其他收入(業外收入),而在成本帳的簿記分錄則為:借:銷售費用-樣品費,貸:存貨科目(製成品或半成品/商品......等等)。如果出貨單的貨品是當樣品免費送給客戶,則其會計總帳不需要做任何簿記分錄,而在成本帳的簿記分錄則為:借:銷售費用-樣品費,貸:存貨科目(製成品或半成品/商品......等等)。如果出貨單的貨品是當補貨送交給客戶,則其會計總帳不需要做任何簿記分錄,而在成本帳的簿記分錄則為:借:主營業成本,貸:存貨科目(製成品或半成品/商品......等等)。如果出貨單的用途是Debit Note通知客戶,則其會計總帳的簿記分錄為:借:應收帳款,貸:主營業收入(銷貨收入),而在成本會計的帳冊中則不需要產生任何簿記分錄.因此,各位可以瞭解:任何的營業交易單據和總帳會計和成本會計之間,並非存在著必然要立帳的關係,有些交易憑證會影響財務會計總帳,有些則不會,有些會影響成本會計,有些則不會,而財務會計和成本會計則並非存在絕對匹配的關係.
 
並且,財務會計的帳冊只要在交易憑證和稅務憑證到齊時,即可以進行立帳,但是對於成本會計而言,製造成本沒到月底結算之前,還沒有取得正確的製造費用和直接人工的資料,是無法取得正確的單位成本的,此時僅僅可以取得標準成本(計畫成本)的資料,這個時候對於每項銷貨的產品都不具備正確的單位成本,拿標準成本進行成本會計的立帳,並不能產生正確的損益報表(利潤表)和資產負債表,在此前題之下,直接就在總帳會計產生成本分錄,除了製造一大堆沒有用的垃圾資料之外,是否具備任何意義?如果說企業考慮在某個月份的10日或22日或任何日期需要進行結算,獲得一份可以具備參考價值的財務報表,則,隨時可以要求ERP系統進行關帳到該結算日期,並對該日期以前發生的當月份所有資料或憑證進行人事薪資的結算,進料成本的核算,製造成本的結算,會計總帳的結算,同時執行各種廻轉分錄的處理,即可取得較為準確的財務報表,於財務報表取得後,再把前面區間結帳所產生的會計傳票分錄進行廻轉沖抵,避免這些期中結帳的臨時分錄應響到期末的正常結帳。這種做法並不需要每一筆交易憑證都採用單結制的做法,產生大量垃圾資料,浪費大量紙張,還要會計人員在每張會計傳票上簽名蓋章,浪費人力成本。
 
C.     在不具備B項的各種稅務憑證的前題下,稅務帳、財務帳、會計帳是不得正式立帳的,到了每個月份結帳時,必須採用期末廻轉分錄的方式進行期末立帳,次月初沖抵回來的帳務處理,確保六大帳冊的資料是100%準確的,並且也確保企業每個月份的損益認列的帳務是絕對正確,不會產生偏差的。
 
D.     對於應該如何立帳才正確的問題部份,首先要考慮的問題在於合法且符合學理規範,其次考慮的問題則在於能夠達到:減少單據量、減少資料量、減少工作量、提高工作效率、降低經營成本、提高企業獲利能力、提高產業競爭優勢的理想目標。如果一筆交易憑證就開立一張稅務發票,就簿記一筆應收帳款,同步簿記一筆會計憑證(會計傳票),並同時產生成本會計的會計分錄……,我們稱之為一單到底的記帳方式,可不可行?能否減少單據量?減少工作量?提高工作效率……等等。按照這種做法,假設某家公司每個月份的營業收款迴圈的原始交易單據有5,000張,就會有5,000張的稅務發票,5,000筆的A/R應收帳款,5,000張的會計憑證,5,000筆的成本憑證,如果每一筆憑證最少有2筆借貸分錄,等於最少就會有20,000筆借貸分錄。這樣的做法是否符合ERP實施的基本目標?每張會計憑證和成本憑證都要會計人員和會計經理(或財務長)簽名蓋章,這需要浪費多少時間?
 
如果改用一個更為精簡的做法,每個往來客戶的每個月份的交易於期末對帳完畢無誤之後,將所有的交易憑證合併起來開立一張稅務發票,假設該公司有500家往來客戶,僅管有5000筆交易憑證,則頂多就只會有500帳稅務發票,500筆A/R應收帳款,500張會計憑證(會計傳票),成本會計的存貨期末調整分錄在平常並不需要在總帳會計立帳,只要於期末自動產生一筆存貨期末調整分錄會計憑證就搞定了,這個做法是否可以大幅度的減少單據量?減少工作量?提高工作效率……等等?
 
對於特殊的交易情況,每一筆交易憑證發生時就能同步立帳並且收款的交易憑證部份,電腦系統又如何可以自動按照單筆交易自動立帳?而不是採用期末批結的方式立帳,這個可以彈性自動立帳的專業技術就有賴於系統架構規劃師的專業水準來克服這個問題了。對於少數特殊交易的模式,採用特殊的記帳方式,可以避免延遲立帳的問題.但是對於原本就不需要各別單獨簿記的原始憑證,在各個期末結算時,再同步開立稅務發票,自動按客戶別產生應收憑單和會計憑證,即可以大幅減少單據量,資料量,工作量,並提高財務人員的工作效率,這是一個ERP系統架構規劃師應該具備的專業素養.
 
2、            採購付款循環體系的各種原始交易憑證有哪些?在何種前題之下可以在財務帳立帳,在會計帳立帳,在成本帳立帳。並且,應該如何立帳?在未滿足立帳條件的情況下,如何確保六大帳冊的帳務絕對是平的,並且不會影響各期的經營損益結果?
 
A.     在採購付款循環體系中,有採購驗收入庫單、採購驗收單、退貨單、折讓單、Debit Note、Credit Note、索賠通知單……等等原始交易單據,這些單據確認已經發生後,接下來應該如何記帳?如何才能滿足六大帳冊記帳的條件?
 
B.     在中華人民共和國和臺灣地區或其他亞州國家中,任何企業或營利事業機購的相互交易過程中,必須要開立稅務憑證:增值稅發票、營業稅發票、商業發票(Invoice)、或其他載有稅額的各式發票。在A項的所有交易原始單據發生後,必須具備B項的稅務發票的前題下,企業或營利事業機構才可以據以認列各種帳冊,包括:稅務帳、財務帳、會計帳等等。對於成本帳而言,只要有了交易憑證,就算到了期末結算時還沒有收到廠商的發票,成本會計一樣得正式立帳。試想,如果廠商的進料已經驗收入庫,並且已經領料生產,製成品甚至已經銷貨完畢了,製造成本可能不進行結算嗎?這個是財務會計和成本會計不同的地方,財務會計必須在期末針對發票未到齊的進料憑證執行期末廻轉分錄的處理,但是,對於成本會計而言,就不存在期末廻轉分錄的處理問題。
 
至於採購循環體系中的所有交易單據和稅務憑證發生後,和財務帳,會計帳,成本帳中如何立帳,其相關的會計分錄和成本分錄又如何?我們先解說如下:營業循環體系的銷貨單和其他單據發生時,對於財務會計和成本會計所產生的會計分錄並不相同,同樣的道理,採購循環體系的採購驗收單和其他單據發生時,對於財務會計和成本會計所產生的會計分錄也不相同。並且,就算財務會計的稅務憑證沒有到達的前題下,成本會計依然必須于期末結算完畢,並且產生存貨期末調整分錄,將營業成本表的內容產生一張會計傳票(會計憑證)到總帳會計系統中立帳。我們先看看採購驗收單的交易憑證對財務會計和成本會計會產生甚麼會計分錄和成本分錄吧!
 
如果採購驗收單的內容是購買固定資產的貨品專案,在財務會計的會計分錄裏會自動產生:借:固定資產-XXXX科目,貸:應付帳款的會計分錄,但是在成本會計是沒有任何成本分錄產生的。如果採購驗收單的內容是購買費用類的貨品專案,在財務會計的會計分錄裏會自動產生:借:製造費用/銷售費用/管理費用/研發費用-XXXX科目,貸:其他應付帳款的會計分錄,但是在成本會計是沒有任何成本分錄產生的。如果採購驗收單的內容是購買資材類的貨品專案,在財務會計的會計分錄裏會自動產生:借:本期進料/本期進貨科目,貸:應付帳款的會計分錄,但是在成本會計則是產生:借:原材料/半成品/製成品/商品......的存貨成本分錄,貸方則是:本期進料/本期進貨科目。這個是學會計本科的人必須理解的基本觀念,一般公司在採購驗收單產生時,直接把本期進料科目改為原材料的做法是有瑕疵的,在總帳會計裏頭沒有本期進料,都是原材料科目,如何判定當期發生多少本期進料/進料退出/進料折讓的金額?所有科目都稱為原材料,識別會計科目的功能都不見了!而且,本期進料科目中,有多少是本期進料,多少是進料退出,多少是進料折讓都不清楚,如何進行分析判斷?對於本期進貨科目亦然。如果你要核對營業成本表和總帳會計的各個會計科目內容的相互匹配,你將會發現,沒有本期進料/本期進貨科目,雙方的會計科目是無法完整匹配得上的。
 
C.     採購付款迴圈和營業收款迴圈一樣,在不具備B項的各種稅務憑證的前題下,稅務帳、財務帳、會計帳是不得正式立帳,而必須採用期末廻轉分錄的方式進行處理,確保六大帳冊的資料是100%準確的,並且也確保企業每個月份的損益認列的帳務是絕對正確,不會產生偏差的。同樣的採購交易憑證,在沒有稅務憑證的支持下,其會計憑證的立帳方式是不同的,例如:對於資材類的採購驗收單,其總帳會計的期末廻轉分錄的會計分錄為:借:本期進料(本期進貨),貸:暫估料款(暫估貨款),次月份的期初廻轉分錄則為:借:暫估料款(暫估貨款),貸:本期進料(本期進貨)。對於成本會計而言,則不需要處理期末廻轉分錄的問題。
 
D.     對於應該如何立帳才正確的問題部份,首先要考慮的問題在於合法,其次考慮的問題則在於能夠達到:減少單據量、減少資料量、減少工作量、提高工作效率、降低經營成本、提高企業獲利能力、提高產業競爭優勢的理想目標。如果一筆採購交易憑證就開立一張稅務發票,就簿記一筆應付帳款,同步簿記一筆會計憑證(會計傳票),並同時產生成本會計的會計分錄……,我們稱之為一單到底的記帳方式,可不可行?能否減少單據量?減少工作量?提高工作效率……等等。假設某家公司每個月份的採購付款迴圈的原始交易單據有50,000張,就會有50,000張的稅務發票,50,000筆的A/P應付帳款,50,000張的會計憑證,50,000筆的成本憑證,如果每一筆憑證最少有2筆借貸分錄,等於最少就會有200,000筆借貸分錄。這樣的做法是否符合ERP實施的理想目標?每張會計憑證和成本憑證都要會計人員和會計經理(或財務長)簽名蓋章,這需要浪費多少時間?
 
如果每個往來廠商的每個月份的交易於當期對帳完畢無誤之後,將所有的交易憑證依據各別廠商合併起來開立一張稅務發票,假設該公司有500家往來廠商,則頂多就只會有500帳稅務發票,500筆A/P應付帳款,500張會計憑證(會計傳票),成本會計的存貨期末調整分錄則合併於期末自動產生一筆會計憑證就搞定了,這個做法是否可以大幅度的減少單據量?減少工作量?提高工作效率……等等?對於特殊的交易情況,每一筆交易憑證發生時就能同步立帳並且收款的部份,又如何可以自動按照單筆交易自動立帳?這個可以彈性自動立帳的專業技術就有賴於系統架構規劃師的專業水準來克服這個問題了。
 
3、            生產製造循環體系的各種原始交易憑證有哪些?在何種前題之下可以在財務帳立帳,在會計帳立帳,在成本帳立帳。並且,應該如何立帳?在未滿足立帳條件的情況下,如何確保六大帳冊的帳務絕對是平的,並且不會影響各期的經營損益結果?
 
生產製造循環體系中,部份屬於單工序委外加工的交易憑證一樣會產生債務憑證的應付憑單(A/P),這個六大帳冊立帳方式的系統規劃做法和採購付款循環體系完全一個道理,是可以合併立帳的。至於成本會計的部份,是否每一張領料出庫單和完工入庫單、完工移轉單、不良報廢單、生產日報表、WIP盤存調整單……等等,都需要同步產生成本會計的分錄?
 
在歐美品牌的ERP中,任何一筆牽涉到製造成本變動的原始單據,都會自動產生一筆會計憑證,例如:借:WIP在製品-原材料,貸:庫存原材料。如果每個月份的生產製造相關單據都這樣產生會計傳票,則,光是生產領料單和各種入庫單據有8,000張的話,就會產生至少8,000筆的會計憑證(會計傳票),並且,有些會計傳票可能有多達4個會計分錄,例如,借:製成品存貨,貸:在製品-原材料,在製品-直接人工,在製品-製造費用。有些不懂成本會計的公司領導對於這種嚴重錯誤的做法卻沾沾自喜的吹牛皮說:〖我們的製造成本可以在每個月的1日或2日就結算出來〗,其實這個製造成本僅僅是錯誤的標準成本而已,並不是正確的實際成本,沒有甚麼值得驕傲的地方。當每個月的製造費用和人事薪資、進口費用尚未結算出來之前,採用標準成本核算出來的資料僅僅等於垃圾,沒有任何價值,這種A(數量)乘以B(標準成本)等於C(存貨成本)的數學公式,卻沒有WIP在製品存貨成本,小學生都能做的事,值得你驕傲的嗎?然後再把標準成本和實際總帳會計立帳之間的差額全部稱之為成本差異科目,這個做法是對的嗎?請問:沒有實際成本的資料產出,成本會計的價差/量差/人工差/費用差/工資率差/費用分攤率差……在哪里求算?又該如何調整?
 
4、            委外加工循環體系的各種原始交易憑證有哪些?在何種前題之下可以在財務帳立帳,在會計帳立帳,在成本帳立帳。並且,應該如何立帳?在未滿足立帳條件的情況下,如何確保六大帳冊的帳務絕對是平的,並且不會影響各期的經營損益結果?
 
A.     在委外加工循環體系中,有採購驗收單、退貨單、折讓單、Debit Note、Credit Note、索賠通知單……等等原始交易單據,這些單據確認已經發生後,接下來應該如何記帳?如何才能滿足記帳的條件?
 
B.     在中華人民共和國和臺灣地區或其他亞州國家中,任何企業或營利事業機購的相互交
易過程中,必須要開立稅務憑證:增值稅發票、營業稅發票、商業發票(Invoice)、或其他載有稅額的各式發票。在A項的所有交易原始單據發生
後,必須具備B項的稅務發票的前題下,企業或營利事業機構才可以據以認列各種帳冊,包括:稅務帳、財務帳、會計帳、成本帳等等。
 
C.     委外加工迴圈和採購付款迴圈一樣,在不具備B項的各種稅務憑證的前題下,稅務帳、財務帳、會計帳是不得正式立帳,而必須採用期末廻轉分錄的方式進行處理,確保六大帳的的資料是100%準確的,並且也確保企業每個月份的損益認列的帳務是絕對正確,不會產生偏差的。
 
D.     對於應該如何立帳才正確的問題部份,首先要考慮的問題在於合法,其次考慮的問題則在於能夠達到:減少單據量、減少資料量、減少工作量、提高工作效率、降低經營成本、提高企業獲利能力、提高產業競爭優勢的理想目標。如果一筆採購交易憑證就開立一張稅務發票,就簿記一筆應付憑單,同步簿記一筆會計憑證(會計傳票),並同時產生成本會計的會計分錄……,我們稱之為一單到底的記帳方式,可不可行?能否減少單據量?減少工作量?提高工作效率……等等。假設某家公司每個月份的委外加工迴圈的原始交易單據有5,000張,就會有5,000張的稅務發票,5,000筆的A/P應付憑單,5,000張的會計憑證,5,000筆的成本憑證,如果每一筆憑證最少有2筆借貸分錄,等於最少就會有20,000筆借貸分錄。這樣的做法是否符合ERP實施的理想目標?每張會計憑證和成本憑證都要會計人員和會計經理(或財務長)簽名蓋章,這需要浪費多少時間?
 
如果每個往來廠商的每個月份的交易於當期對帳完畢無誤之後,將所有的交易憑證依據各別廠商合併起來開立一張稅務發票,假設該公司有500家委外廠商,則頂多就只會有500帳稅務發票,500筆A/P應付憑單,500張會計憑證(會計傳票),成本會計的存貨期末調整分錄則合併於期末自動產生一筆會計憑證就搞定了,這個做法是否可以大幅度的減少單據量?減少工作量?提高工作效率……等等?對於特殊的交易情況,每一筆交易憑證發生時就能同步立帳並且收款的部份,又如何可以自動按照單筆交易自動立帳?這個可以彈性自動立帳的專業技術也有賴於系統架構規劃師的專業水準來克服這個問題了。
 
以上僅僅是最基本的六大帳冊的簿記方式的系統架構規劃而已,歐美ERP軟體品牌都有嚴重的錯誤,比合理的簿記方式製造多出十幾倍到幾十倍的單據量、資料量、用紙量、工作量,並且,這些資料和工作都需要耗費大量的人力成本,每一筆資料都要有人制單列印,有人審批,有人稽核,有人查詢……等等。如果每一筆資料登錄電腦後最少被查詢過10遍到100遍,加上前面這些處理過程必然存在的作業程式,就等於會被翻動15遍到105遍以上。如果每個月份所有交易憑證加起來有一萬筆,每個月份在六大帳冊中平均都產生1萬筆的資料,就等於有6萬筆的數據量,再乘以15遍到105遍的查詢或處理過程,就等於有90萬次到630萬次的翻動記錄,這個僅僅是一個月的期間使用資料的次數,這樣的系統架構規劃值得你沾沾自喜的認同它的產品知名度嗎?這個資料肯定不是任意編造出來的,試問,每一筆稅務發票(含Invoice)從立帳到最後結轉到歷史資料檔中之前,被處理和查詢15次到105次,合不合理?每一筆應收帳款或應付帳款從立帳到最後結轉到歷史資料檔中之前,被處理和查詢15次到105次,合不合理?每一筆會計傳票(會計憑證)從立帳到最後結轉到歷史資料檔中之前,被處理和查詢15次到105次,合不合理?對於沒有任何意義的成本憑證在會計總帳進行簿記所產生的會計傳票分錄從立帳到最後結轉到歷史資料檔中之前,被處理和查詢15次到105次,合不合理?,這個是最簡單的驗證方法,錯誤的系統架構規劃,就會製造許多多餘而沒有意義的單據量,每一張單據會產生多筆電腦資料,例如:A/R應收憑單,A/P應付憑單,G/L會計傳票,COST成本傳票,如果這些多餘的單據量和資料量可以省略,又同樣能獲得更正確的財務和成本資料,又何必多此一舉。
 

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